- Die Motivation
Aus einer Studie von ZDH und bitkom vom 2. März 2017 geht hervor, dass 41 Prozent der befragten Handwerksunternehmer der Meinung sind, dass „mangelnde Praxisreife“ von digitalen Anwendungen sie daran hindert, in ihrem Unternehmen digitale Lösungen einzuführen.
Um die Handwerksunternehmer davon zu überzeugen, dass es durchaus auch für sie praxisreife, funktionierende und nutzenbringende digitale Lösungen gibt, wurde ein „Best-Practice-Umsetzungsprojekt“ mit der Christian Gröber GmbH & Co. KG initiiert und durchgeführt. Ziel dieses Leuchtturm-Projektes war die Einführung digitaler Geschäftsprozesse in die Ablaufprozesse des Unternehmens von der Erstanalyse bis zur endgültigen Umsetzung. In diesem Projekt wurde die Digitalisierung der administrativen Ablaufprozesse innerhalb eines mittelständischen Stuckateurbetriebs umgesetzt. Einige der gemachten Erfahrungen schildern der Geschäftsführer und Mitarbeiter des Unternehmens auch in unseren Videos.
- Das Unternehmen
Die Christian Gröber GmbH & Co. KG gehört im Großraum Stuttgart zu den führenden ihrer Branche im Bereich Fassade und Ausbau. Seit 2003 leitet Hermann Blattner jun. das Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern.
Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Renovierung im Altbaubestand. Der Unternehmer versteht sich hier mehr und mehr als Problemlöser für alle anstehenden Anfragen. Dies erfordert das Arbeiten im Netzwerk mit anderen Gewerken und eine hohe Kompetenz bei Planung und Ausführung. Kernkompetenzen sind aber Verputz, Trockenbau, Wärmedämmung, Brand- und Schallschutz, sowie alle Maler- und Lackierbeiten.
- Die Zielsetzung
Das Unternehmen wollte sich im Bereich digitale Geschäftsprozesse zur effizienten Abwicklung von Aufträgen signifikant verbessern, um die Effizienz, die Produktivität und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens deutlich zu steigern. Nach dem Motto: “Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort, vollständig, nachvollziehbar und rückfragefrei“ sollen die Informationsflüsse verbessert und die Informationsgeschwindigkeit sowie Informationsgüte deutlich gesteigert und dadurch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter aber auch die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
- Der Projektablauf
Im Projekt wurde mit einer Analyse und Planungsphase begonnen, um den Ist-Zustand und den Digitalisierungsreifegrad des Unternehmens festzustellen sowie die Bedarfe und erforderlichen Maßnahmen gemeinsam mit dem Unternehmer und seinen Mitarbeitern festzulegen.
In der Initialphase wurden die grundlegenden Weichen für den Veränderungsprozess gestellt, in dem Erfolgsindikatoren für die Ziele abgeleitet sowie ein Umsetzungsplan und Umsetzungsteam zusammengestellt wurde.
Die Implementierungsphase läutete die Umsetzung der geplanten Umsetzungsschritte ein. In iterativen Umsetzungszyklen und kleinen Schritten wurden neue Strukturen geschaffen, Prozessabläufe verändert, Methoden und Arbeitsweisen umgestellt.
In der Produktivphase wurden die Neuerungen im „harten Alltagsgeschäft auf Herz und Nieren“ geprüft und getestet, evaluiert und bei Bedarf neu justiert.
- Die konkrete Zielsetzung im Projekt
Im Projekt sollte eine solide digitale Datenbasis in allen Bereichen des Unternehmens geschaffen werden sowie digitale – auch mobile – “Werkzeuge“ eingeführt werden, um eine vollständige digitale Verarbeitungskette mit Datenaustausch innerhalb des Betriebes umsetzen zu können. Angefangen von einem digitalen Projekte-Cockpit und einer digitalen Projekteverwaltung, einem Workflowmanagementsystem zur automatischen Unterstützung von elektronischen Geschäftsprozessen in Verbindung mit einem digitalen Aufgabenmanagementsystem bis hin zu einer mobilen Anbindung aller gewerblichen Mitarbeiter mit Smartphones. Das alles zur Nutzung und Etablierung einer digitalen Projektakte im Büro und mobil auf Mobilgeräten, einer digitalen Geräteverwaltung mit NFC-Tags (Near Field Communication), einer digitalen Zeiterfassung, elektronischen Formularen und einem digitalen Meldewesen (Foto-, Sprach- und Textnotizen), bis hin zu einer DS-GVO-konformen Chatlösung.
- Der Nutzen
Durch die Einführung einer prozessorientierten, digitalen Projekteverwaltung wurde im Unternehmen ein digitales Unternehmer- und Führungskräfte-Cockpit eingeführt und etabliert, in dem alle verantwortlichen Mitarbeiter auf Knopfdruck in Echtzeit ihre Informationen und Auswertungen abrufen können. Angefangen von Projektstatus, Verantwortlichkeiten über Eingangs- und Ausgangsdokumente bis hin zu angefallenen Arbeitsstunden, Material-, Lohn- und Nachunternehmerkosten. Die Mitarbeiter haben durch die digitale Baustellenakte und die Baustellendokumentation rechte- und rollenbezogen auch mobilen Zugriff auf die relevanten Projektdokumente und -informationen.
Das digitale Aufgabenmanagementsystem sorgt als digitales Assistenzsystem für geregelte und priorisierte Aufgabenbearbeitung im Unternehmen. Fristen werden eingehalten, nichts geht mehr vergessen, zumal bei Mitarbeiterausfall z.B. durch Krankheit die Aufgaben per Knopfdruck an andere Mitarbeiter weiterdelegiert werden können.
Die digitale Geräteverwaltung ermöglicht eine simple Echtzeitverwaltung aller im Unternehmen vorhandenen Geräte und Maschinen. Mitarbeiter können digital und mobil die Verfügbarkeit von Geräten in Echtzeit prüfen, Geräte reservieren, Geräte übernehmen und übergeben bis hin zur Dokumentation des Gerätezustands (z.B. „beschädigt“ mit Fotodokumentation).
Für die mobile, digitale Zeiterfassung – zunächst in einer simplen Form, z.B. Laden/Entladen, Fahrzeit zur Baustelle, Baustelleneinrichtung, Arbeitszeit, Pause, etc. – erhielt jeder Mitarbeiter ein Smartphone gestellt. So ist eine kontextbezogene Echtzeiterfassung der Arbeitszeiten möglich. Das reduziert Medienbrüche und den unproduktiven, kostenintensiven Aufwand der manuellen Stundenerfassung in mehreren Systemen (Nachkalkulation, Lohnerfassung, Arbeitszeitkonto). Es eliminiert die Zettelwirtschaft und ermöglicht eine Echtzeitauswertung der Stunden und Lohnkosten per Knopfdruck ohne Zusatzaufwand. Zudem kann auf Abweichungen unverzüglich reagiert werden. „Wir haben am Monatsende keinen Stress mehr mit den Stundenzetteln und der Lohnabrechnung“ ist eine von vielen positiven Aussagen der Belegschaft.
Das digitale Meldewesen (Foto-, Sprach- und Textnotizen) ermöglicht jedem Mitarbeiter, aufkommende Störungen, Kollisionen, Zusatzarbeiten, Verbesserungsideen und vieles mehr im Kontext seiner Arbeit und ohne Zeitverzug mit seinem Smartphone vor Ort zu erfassen. Diese Meldungen werden nicht nur automatisch in der digitalen Projektakte gespeichert, sondern auch den zuständigen Bauleitern automatisch in Echtzeit zugestellt, so dass prompt reagiert und Probleme aus der Welt geschaffen werden können, was die Produktivität auf der Baustelle deutlich erhöht.
Die Nutzung von digitalen Formularen im Büro und besonders auf der Baustelle ermöglicht eine strukturierte Erfassung und automatische Weiterverarbeitung von spezifischen Informationen (z.B. Stundenlohnarbeiten oder Behinderungsmeldung). Nicht nur, dass die ausgefüllten Formulare automatisch als PDF-Datei in der digitalen Projektsammelmappe gespeichert werden. Sie werden auch direkt dem zuständigen Bauleiter über das Workflowmanagement per E-Mail zur Verfügung gestellt und lösen, je nach ausgefüllten Informationen, auch noch Aufgaben im digitalen Aufgabenmanagement für vordefinierte Mitarbeiter aus.
Die DS-GVO-konforme Chatlösung reduziert den Abstimmungsbedarf untereinander und sorgt für schnelle, einfache Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen.
- Fazit
- Das Ergebnis
Die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort, vollständig, nachvollziehbar und rückfragefrei, erhöhen die Informationsgeschwindigkeit und Informationsqualität, dadurch auch die Produktivität, die Wirtschaftlichkeit, die Qualität und die Arbeits- und Kundenzufriedenheit.
- Die Erfahrungen
Die Einbindung der eigenen Mitarbeiter in die Planung, Entwicklung und Umsetzung dieses Projektes war existenziell notwendig und nach Meinung des Unternehmens der Erfolgsgarant für die reibungslose Einführung der eBusiness-Prozesse und -Lösungen. Das operative Tagesgeschäft lässt es allerdings nicht zu, dass ein solches Projekt nur mit Inhouse-Kapazitäten umzusetzen ist. Außerdem fehlt im eigenen Unternehmen die Kompetenz, das Knowhow und die Umsetzungserfahrung im Bereich eBusiness und Digitalisierung. Vor allen Dingen benötigt man auch eine umfassende Systemlösung, die vor allen Dingen mobile Informationserfassung und -verarbeitung ermöglicht. Die umfassende Unterstützung und kompetente, engagierte und praxisnahe Begleitung durch die Mitarbeiter des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Planen und Bauen haben es der Firma Gröber ermöglicht, die geplanten Ziele zur digitalen Unternehmensoptimierung zu erreichen. Das Unternehmen ist fest davon überzeugt, dass ein solches umfassendes Digitalisierungsprojekt nur mit professioneller und fachgerechter Unterstützung und Begleitung sowie Integration der Mitarbeiter zu schaffen ist, weil die externe Sicht und die Erfahrungen in Bezug auf eBusiness-Anwendungen sowie das Engagement und der Praxis-Input der eigenen Mitarbeiter für eine erfolgreiche Transformation in das Unternehmen existenziell notwendig sind.
- Die Zukunft
Es ist zu beobachten, dass sehr viele Arbeits- und Ablaufprozesse oftmals als Insellösungen digitalisiert und als eBusiness-Prozesse eingeführt sind. Je mehr digitale Systeme unabhängig voneinander im Unternehmen angewendet werden, die sich i.d.R. nicht miteinander synchronisieren und keine Daten austauschen, desto größer wird der Aufwand zur Verwaltung dieser Systeme und der Daten. Das geht sogar so weit, dass der Aufwand zum Betreiben der Systeme höher wird als ihr eigentlicher Nutzen. Und gerade in KMUs der Baubranche bleibt dieser Aufwand am Unternehmer oder den Führungskräften hängen und hindert sie letztlich, effizient und produktiv zu arbeiten.
Aus diesem Grund sollten Unternehmer keine Schnellschüsse wagen, sondern sich vor Beginn eines Digitalisierungsprojekts intensiv mit der Gesamtlösung und dem Gesamtbild ihres eigenen, digital unterstützten Unternehmens auseinandersetzen. Es ist notwendig, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.
Hier unterstützt das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen mit kostenlosen Checks, z.B. zur Bestandsanalyse und zur Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie.
Auf jeden Fall ist zu berücksichtigen, dass ein, wenn nicht sogar der wichtigste Erfolgsfaktor, das Verfolgen eines beteilligungsorientierten Ansatzes bei der Planung und Umsetzung ist. Mitarbeiterbeteiligung sind das A und O und Grundlage des Erfolgs. Die Unternehmer haben die besten Mitarbeiter der Welt und sollten dieses Ideen- und Kreativpotenzial unbedingt nutzen. Dazu müssen die Mitarbeiter von Beginn an in ein Digitalisierungsprojekt einbezogen werden. Nicht nur sensibilisieren und informieren, sondern auch qualifizieren, fördern und an Entscheidungsprozessen beteiligen, sollte die Devise lauten.
Bei der Christian Gröber GmbH & Co. KG ist man absolut sicher, sich mit dem angestoßenen Digitalisierungsprozess im Unternehmen zur richtigen Zeit einen signifikanten Schritt nach vorne bewegt zu haben. Die Lust nach mehr Digitalisierung wurde geweckt. Die Digitalisierung wird im Unternehmen jetzt engagierter vorangetrieben und wird den Stellenwert im Markt und die Wettbewerbsfähigkeit steigern und somit langfristig Arbeitsplätze sichern. Nicht zuletzt erhöht sich auch die Attraktivität als Arbeitgeber deutlich, was beim zurzeit und in naher Zukunft vorherrschenden Fachkräftemangel ein lebenserhaltender Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor sein wird.
