Digitalisierung des Prozesses von der Erfassung bis zur Bezahlung von Eingangsrechnungen

Zielsetzung

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens war es ein Ziel, den Rechnungsdurchlauf inkl. der Prüfung und Korrektur von Rechnungen zu digitalisieren und ein Verfahren für den elektronischen Posteingang zu etablieren. Dazu wurden die innerbetrieblichen Prozesse mithilfe der Wertstromanalyse erfasst. Hierbei wurde besonderer Fokus auf den Informationsfluss und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte gelegt. Die Analyse der Ist-Situation zeigte deutlich, dass in den Prozessen etliche Medienbrüche auftreten und großes Potenzial zur Einsparung von Arbeitszeit, durch die Vermeidung dieser Medienbrüche besteht. Mit der Einführung der Software enaio® und einem Baurechnungseditor für den digitalen Rechnungsdurchlauf konnte dieses Potenzial gehoben werden. Beim Einscannen der Eingangsrechnungen erleichtert KI die Zuordnung der Rechnungen an die Prüfer. Die digitale Ablage in Kombination mit einer Suchfunktion ermöglicht dabei einen transparenten Zugriff auf die Rechnungen sowie bessere Prüf- und Vergleichsmöglichkeiten. Arbeitszeiteinsparungen konnten somit bereits bei der Erfassung der Eingangspost und durch den Wegfall der nachträglichen Ablage der Rechnungen realisiert werden.

Gegenwärtiger Stand/Fazit

Inzwischen ist die Software erfolgreich im Einsatz. Ein wichtiger Schritt hierfür war die konsequenten Verankerung der Digitalisierungsstrategie im Unternehmen und die transparente und prozessbegleitende Kommunikation an die Mitarbeiter. Nur so kann Akzeptanz geschaffen werden und die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden. Einige Prozesse in der Buchhaltung müssen noch angepasst werden, um die volle Effizienz auszunutzen. So ist z.B. noch die teilweise automatische Übernahme der Rechnungskontierung in die Buchhaltung vorgesehen. Auch im Bereich der Rechnungsprüfung durch die Bauleiter gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten, welche mit erweiterten Funktionen und der Einführung einer digitalen Bauakte genutzt werden sollen.

Das Land Sachsen-Anhalt hat mit dem Förderprogramm “Digital Innovation” die Implementierung der Software gefördert.